چگونه KPI های خود را تعریف و ردیابی کنیم

شاخص های کلیدی عملکرد یکی از مهمترین ابزارهایی است که تجارت در اختیار دارد.

در حالی که این اصل قرن ها وجود داشته است ، KPI ها به لطف اینترنت از بین رفته و به تمام توان خود رسیده اند. این امر به ویژه در اندازه گیری مشاغل آنلاین مانند فروش یا خرید مشتری وجود دارد.

از ابزارهای رایگان ، مانند Google Analytics گرفته تا نرم افزار بسیار پیچیده ، انواع مختلفی از KPI ها وجود دارد که معیارهای بسیار متنوع را اندازه گیری می کنند.

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟

KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد ، معیارهای عملکردی هستند که اهداف خاص را برای مشاغل در همه بخش ها اندازه گیری می کنند.

گاهی اوقات به عنوان KSI (شاخص های موفقیت آمیز) گفته می شود ، هنگامی که به درستی طراحی و پیاده سازی می شوند ، می توانند جهت یک تجارت را تعریف کنند ، بازخورد اساسی را ارائه دهند و به سازماندهی افراد ، تیم ها ، پروژه ها یا کل مشاغل برای بهینه سازی عملکرد کمک کنند.

یک موضوع مشترک در طول این مقاله به این نکته اشاره می کند که چگونه KPI ها در نحوه طراحی آنها و اندازه گیری آنها بسیار متفاوت است. این برای درک اثربخشی آنها و نحوه اجرای و تفسیر آنها بسیار مهم است.

به عنوان مثال ، شاخص های بالا ممکن است عملکرد کلی یک تجارت الکترونیکی (سود) را اندازه گیری کند ، در حالی که شاخص های پایین ممکن است فروش یک محصول خاص یا خروجی یک بخش خاص را اندازه گیری کند.

به عبارت دیگر ، KPI ها می توانند برای بخش ها ، کارمندان ، مدیران ، فرایندها و حتی تیم های پشتیبانی مشتری مفید باشند.

موارد متداول شاخص های کلیدی عملکرد ممکن است ردیابی کنند:

• درآمد: متوسط سود ، کل درآمد و مشتریان جدید
• آمار اشتغال: گردش مالی کارکنان ، عملکرد کارمندان و جای خالی
• خدمات مشتری: میانگین زمان تماس ، کارآیی و رضایت مشتری
• بازاریابی: تولید فروش و اثربخشی کلی
• کارآیی: بهره وری کلی ، فرآیندهای دپارتمان و راندمان فردی

چگونه KPI را محاسبه می کنید؟

دانستن چگونگی اندازه گیری KPI موضوع تعیین اهداف خاص از ابتدا است. تمرکز روی KPI مناسب بسیار حیاتی است و شما را ملزم به طراحی آن با دامنه باریک می کند.

احتمالاً یک استارتاپ بیشتر علاقه مند است که به جای یک شرکت دولتی مستقر ، تعداد زیادی از مشتریان جدید را ردیابی کند ، که ممکن است بیشتر در ردیابی قیمت و سود سهام متمرکز باشد.

متداول ترین ابزار برای ردیابی KPI ، تجزیه و تحلیل وب است. Google Analytics قادر به ردیابی مقدار زیادی از داده ها ، از عملکرد وب سایت گرفته تا مشترکان جدید ، تا فروش است. با این حال ، مسئله با چنین داده های سخت این است که گاهی اوقات متریک که می خواهید به طور خاص ردیابی کنید ، تا حدودی نامشهود است یا برای تفسیر فردی باز است.

همچنین ممکن است اندازه گیری در هنگام برخورد با جنبه های رضایت مشتری سخت تر شود. به طور معمول ، این نوع معیارها به بیش از یک شاخص عملکرد کلیدی نیاز دارند ، اما مهم نیست که از آن دور نشوید ، زیرا داده های بیش از حد می توانند به سرعت گیج کننده شوند.

یکی از مهمترین راه های ردیابی معیارها از طریق KPI ها مربوط به ارائه است.

Google Analytics نمونه ای کامل از نحوه ارائه داده های پیچیده به روشی واضح است. تجسم هایی که می توانند بینش های عمیقی ارائه دهند و درک شما از معیارها را عمیق تر کنند ، به درک بهتر داده های پیچیده در غیر این صورت کمک می کند.

بازنمودهای بصری از داده ها به جای ارائه متراکم که هیچ تعامل ندارد ، روشی به مراتب بهتر برای دستیابی به داده های مهم است. سهولت مشاهده و هضم هنگام برخورد با KPI های متعدد از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

این مهم است که در نظر داشته باشید که KPI ها نیاز به ارزیابی مداوم دارند تا اطمینان حاصل شود که آنها مرتبط هستند و بر بخش های مهم مشاغل نیاز به ردیابی متمرکز شده اند.

چگونه KPI را تعریف می کنید؟

اکنون بیایید به دو سوال مهم برویم:

• چه چیزی KPI را مؤثر می کند؟
• چگونه می توان یک KPI را تعریف کرد و معیارهایی را ارائه داد که اطلاعات روشنگری را ارائه می دهند؟

KPI مؤثر بستگی به آنچه شما برای انجام آن بر اساس شرایط فعلی خود نیاز دارید بستگی دارد.

در حالی که درست است که KPI ها از بخش به بخش دیگر متفاوت هستند ، آنها نیز از شرکت به شرکت دیگر متفاوت هستند. در حقیقت ، رقبا با بسیاری از همان نیازها بسته به فلسفه و استراتژی ممکن است در استفاده از KPI ها تفاوت زیادی داشته باشند.

بهترین مکان برای شروع درک استفاده مشترک از KPI ها ، فلسفه آنها و استراتژی آنها در شرکت شخصی شما و در صنعت خاص شما است.

از اینجا تعریف اهداف خود ضروری است. قبل از غواصی ابتدا به مشخصات KPI ، ممکن است بخواهید از دیدگاه بزرگتر به آن نگاه کنید.

به عنوان مثال ، می توانید از خود بپرسید که در کجا ممکن است نیاز به افزایش کارایی داشته باشید. این ممکن است زمان بیشتری از آنچه که در ابتدا به حساب می آمد ، طول بکشد ، اما هرچه تحقیق بهتر باشد ، احتمالاً KPI نتایج روشنگری را برداشت می کند.

به همین روش ، تعیین اهداف قابل دستیابی نیز بسیار مهم است.

KPI ها در مورد داده های متمرکز هستند ، و اهداف بلندپروازانه ای را تنظیم نمی کنند که می توانند عملکرد را از استراتژی های منسجم دور کنند.

یکی از مؤثرترین راه های ارزیابی اثربخشی و مناسب بودن KPI ، معیارهای هوشمندانه است. مخفف هوشمند برای خاص ، قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی ، مرتبط ، زمان محدود است:

• هدف چقدر خاص است؟
• آیا به وضوح قابل اندازه گیری است؟
• چقدر قابل دستیابی است؟
• آیا مربوط به تجارت است؟
• بازه زمانی برای دستیابی به هدف چیست؟

پس از رعایت تمام این معیارها ، KPI می تواند به درستی با اطمینان طراحی و اجرا شود. با این حال ، با گذشت زمان KPI به طور کامل یکپارچه شده ، به نظارت و تنظیم نیاز دارد.

انواع مختلف KPI

از آنجا که KPI ها می توانند برای اندازه گیری معیارهای عمیق متنوع در بین تعداد بیشماری از بخش ها و فرآیندها استفاده شوند ، انواع KPI ها نیز در نحوه طراحی و اجرای آنها متفاوت هستند.

هدف اصلی ممکن است یکسان باشد: داده های مختصر در مورد جنبه های مختلف یک تجارت ارائه دهید. با این حال ، شباهت ها اغلب به همین جا ختم می شوند.

سه مورد از رایج ترین نوع KPI ها برای:

شرکت KPI

اگرچه KPI های شرکت ممکن است در جاه طلبی های خود بسیار گسترده به نظر برسند ، اما معمولاً باید در زمینه های خاص عملکرد شرکت متمرکز شوند. برای معیارهای مشتری ، این موارد می تواند به اندازه خرید ، ارزش طول عمر مشتریان ، حفظ یا وفاداری مشتری متنوع باشد.

از طرف کارمند ، KPI ها اغلب برای اندازه گیری اهداف و عملکرد خاص تجاری - از جمله اندازه گیری نقاط قوت کارمندان خاص استفاده می شوند.

به عنوان مثال ، بهزیستی به طور فزاینده مسئله مهمی است که مربوط به نرخ نگهداری کارمندان است. هر دو بهزیستی و حفظ کارمندان را می توان با ابزارهای مناسب برای ردیابی عملکرد آنها سنجید.

تیم KPI

KPI برای بازاریابی نیاز به بینش بسیار متفاوتی نسبت به KPI برای فروش دارد. به همین ترتیب ، منابع انسانی ، تیم مالی ، حقوقی یا هر بخش دیگری که KPI های مختلف را اندازه گیری کرده و اندازه گیری می کند. به همین دلیل ، شاخص های کلیدی عملکرد برای تیم ها یکی از منحصر به فرد ترین هستند.

یک تیم فروش احتمالاً ضبط مشتری ، اندازه متوسط معامله یا اهداف درآمد را ردیابی می کند. از طرف دیگر ، تیم پشتیبانی مشتری احتمالاً با ردیابی نتایج حاصل از نظرسنجی های مختلف یا زمان انتظار تماس گیرنده ، بر رضایت مشتری متمرکز خواهد شد. این دو بخش در زندگی کاری روزانه خود دارای مقداری متقاطع هستند ، اما آنها اغلب KPI های مختلفی دارند که به دنبال اندازه گیری هستند که برای آنها مهمتر است.

به معنای متفاوت ، تیم مالی احتمالاً در حال پیگیری درآمد ، هزینه ها ، سود و جریان نقدی خواهد بود که مجموعه ای از معیارهای بسیار متفاوت در مقایسه با تیم فروش یا تیم پشتیبانی مشتری است.

تیم های بازاریابی ، به نوبه خود ، اغلب به برخی از پیچیده ترین KPI ها نیاز دارند ، با فروش تولید شده و آگاهی از برند در قلب تمرکز خود. این ممکن است شامل جمع آوری داده های کمی از یک منبع تحلیلی یا جمع آوری داده های کیفی باشد.

تیم های KPI برای منابع انسانی (HR) مجموعه ای از معیارهای کمتری برای اندازه گیری دارند ، مانند شادی و گردش مالی کارمندان قبلاً ذکر شده. آنها همچنین ممکن است اندازه گیری کنند که چه مدت طول می کشد تا یک موقعیت و تعداد پاسخ به جای خالی داده شده باشد.

پروژه KPI

اولین چیزی که برای یک پروژه باید تعریف شود ، اهداف آن است و این از ابتدا KPI را تعریف می کند.

اندازه گیری ارزش یک پروژه برای درک چگونگی موفقیت آمیز بودن آن به معنای گسترده است ، کدام جنبه ها عملکرد خوبی دارند ، کدام عناصر کم تحرک هستند و چگونه می توانند اهداف مثمر ثمر و واقع گرایانه را پرورش دهند.

KPI برای وب سایت ها بیشمار ترین سطح در طول تولید سرب ، جلسات ، نرخ گزاف گویی ، نرخ تبدیل تجارت الکترونیکی و فروش همه به طور خلاصه در این سیستم عامل است.

لازم به ذکر است که استفاده از KPI های بیش از حد برای هر جنبه ای از یک تجارت می تواند تمرکز خود را رقیق کرده و مسائل را بسیار اشتباه بگیرد. این جایی است که پیش برنامه ریزی دقیق و اهداف کاملاً مشخص می تواند کمک کند.

kpis در مقابل okrs

OKR (اهداف و نتایج کلیدی) یک تغییر جدیدتر و بسیار متداول KPI است. در سالهای اخیر ، اینها به طور فزاینده ای محبوب شده اند ، بخشی از آن به دلیل گوگل باعث می شود روند ردیابی بسیار ساده و کامل باشد.

بین این دو همپوشانی زیادی وجود دارد ، اما تفاوت اصلی در جاه طلبی آنها است.

OKR ها بر اساس داده های قبلی به عنوان اهداف قابل دستیابی تعریف نمی شوند ، بلکه آنها اهداف بلندپروازانه ای با اقدامات واضح و مشخص برای دستیابی به آن اهداف هستند. آنها نباید به عنوان اهداف غیرقابل دستیابی بلکه به عنوان اهداف انگیزشی تلقی شوند.

مقایسه سودمندی KPI ها و OKR ها اشتباه است زیرا آنها با چشم اندازهای مختلف در مورد اهداف طراحی شده اند.

نکته اصلی که باید در نظر داشته باشید این است که KPI اهداف واضح را بر اساس داده های قبلی ارزیابی می کند در حالی که OKR ها برای اهداف کاملاً جدید که نیاز به دید گسترده تری دارند ، بهتر اجرا می شوند.

اندازه گیری و ردیابی KPI ها

KPI ها فقط به اندازه الگوی و رابط کاربری خود موفق هستند. همانطور که قبلاً نیز گفته شد ، اینها معمولاً برای انواع داده هایی که اندازه گیری می کنند منحصر به فرد است.

نمونه های KPI وب سایت با داده های مته دریل ، اما مربوط به موضوعات گسترده ، اما مرتبط با آن ، مانند نرخ تبدیل و بازدید کنندگان بازگردانده ، توسط Google Analytics به خوبی محاصره می شوند.

برخی از معیارها وجود دارد که شما باید از آنها آگاه باشید ، مانند معیارهای غرور.

معیارهای غرور یکی از تله هایی است که مشاغل اغلب در آن قرار می گیرند. این جایی است که خواندن سطحی از داده های مثبت به تنهایی به عنوان موفقیت دیده می شود ، مانند تعداد فزاینده ای از بازدید کنندگان. با استفاده از Google Analytics یا هر بستر اندازه گیری دیگر ، حفر بیشتر برای پیدا کردن این اعداد ضروری است. به عنوان مثال ، آیا این بازدید کنندگان نوع مناسبی از بازدید کنندگان که به دنبال آن هستند؟

نمونه های KPI رسانه های اجتماعی به طور معمول به خوبی طراحی شده و توسط تجزیه و تحلیل عمیق در محل تعریف می شوند. به عنوان مثال ، توییتر دارای یک الگوی بسیار مؤثر است که نوع داده های مته پایین را که Google ارائه می دهد ارائه می دهد. همراه با سایر نرم افزارها ، اینها می توانند بینش خوبی در مورد دسترسی مشتری ، دستیابی و آگاهی از برند ارائه دهند.

ایجاد یک استراتژی قوی KPI

اکنون که ما تصویری واضح از معنی KPI ها و نحوه ردیابی آنها داریم ، می توانید شروع به ردیابی عملکرد خود ، تراز کردن تیم خود و ایجاد یک فرهنگ متمرکز بر KPI کنید.

بر اساس اهداف سازمان و اهداف تیم خاص خود ، برای پیگیری موفقیت خود باید مهمترین KPI ها را انتخاب کنید.

پس از انتخاب و اجرای KPI ها ، به پیشرفت و سقوط آنها توجه داشته باشید و در صورت لزوم تنظیماتی را برای دستیابی به نتایج بهینه انجام دهید.

برای یک استراتژی قوی KPI ، مهم است که کل تیم خود را بر روی KPI های سازمانی ، KPI های تیم و KPI های جداگانه تراز کنید.

داشتن همه در همان صفحه امکان شفافیت در ردیابی و گزارش عملکرد را در آینده فراهم می کند. اگر هیچ کس KPI ها را درک نکند و چگونه آنها در هر سطح ردیابی می شوند ، ساخت و اجرای یک استراتژی موفق دشوار خواهد بود.

اعضای تیم خود را در این زمینه نگه دارید ، آنها را آموزش دهید ، در صورت لزوم به آنها KPI اختصاص دهید و از یک پلت فرم کاربر پسند که با اهداف خود تراز شده است برای پیگیری تلاش های خود استفاده کنید.

از آنجا که بازار به طور مداوم در حال پیشرفت است ، مهم است که انعطاف پذیر باشید و KPI های خود را بر این اساس تغییر دهید.

به همین دلیل مهم است که به طور منظم KPI های خود ، محیط تغییر و سیاست های شرکت را ملاقات و مرور کنید. با هرگونه تغییر ، مهم است که تیم خود را بر این اساس به روز کنید تا استراتژی خود را تقویت کنید.

اهمیت KPI ها

دلیلی وجود دارد که این شاخص های عملکرد به عنوان "کلیدها" شناخته می شوند. KPI یکی از مهمترین ابزارهای اندازه گیری عملکرد است و مدت زمان طولانی در آن بوده است.

اجرای KPI برای اندازه گیری موفقیت شما و دنبال کردن سفر کلی سازمان شما مهم است ، اما به خاطر داشته باشید که ردیابی مداوم و اندازه گیری KPI ها برای ارزیابی عملکرد در هنگام پیشرفت بسیار مهم تر است.

از آنجا که آنها از بسیاری جهات قابل تنظیم هستند ، شاخص های کلیدی عملکرد بهترین راه برای ارائه یک اندازه گیری قابل اندازه گیری از یک هدف خاص هستند و به شما و اهداف تیم خود می دهند تا هدف خود را هدف قرار دهید.