بیانیه های مشکل موثر دارای این 5 جزء هستند

همه ما در حین کار با مشکلاتی مواجه شده ایم. به هر حال، این همان چیزی است که کار زیاد در مورد آن است. حل مسائل معنی دار برای کمک به بهبود چیزی.

ایجاد یک بیانیه مشکل که شرح مختصری از مسئله ای را که می خواهید حل کنید ارائه می دهد، گام اولیه مهمی در حل مسئله است.

به نظر فریبنده ساده است. اما ایجاد یک بیانیه مشکل موثر، حتی برای نابغه ای مانند آلبرت انیشتین، به همین سادگی نیست. یک ساعت برای کار روی یک مشکل، 55 دقیقه را صرف فکر کردن در مورد مشکل و پنج دقیقه را برای یافتن راه حل صرف می کند.(یا همانطور که داستان پیش می رود.)

احتمالاً انیشتین برای بیان نکته ای اغراق کرده است. اما با توجه به موفقیت او در حل مشکلات پیچیده، فکر می کنیم که او به دنبال چیزی بود.

ما به عنوان انسان ها می توانیم از مشکل عبور کرده و مستقیماً به مرحله حل برویم. در مواقع اضطراری، این رفتار می تواند نجات بخش باشد، مانند پریدن از مسیر یک خودروی تندرو. اما هنگام برخورد با مسائل دورتر در محل کار، این می تواند منجر به تصمیمات بد یا راه حل های نیمه تمام شود.

اینجاست که عبارات مشکل به کار می آیند. آنها کمک می کنند تا به طور معنی داری اهداف را برای دستیابی به راه حل های مؤثر ترسیم کنند. دانستن چگونگی ایجاد یک بیانیه مشکل بزرگ نیز ابزار ارزشمندی برای تقویت مهارت های مدیریتی شما است.

اما بیان مشکل دقیقاً چیست، چه زمانی باید از آن استفاده کنید و چگونه می خواهید آن را بنویسید؟در این مقاله، به این سوالات پاسخ می دهیم و نکاتی را برای نوشتن بیانیه های مشکل موثر به شما ارائه می دهیم. سپس برای مقابله با چالش های بزرگ و کوچک آماده خواهید بود.

بیان مشکل چیست؟

ابتدا اجازه دهید با تعریف یک بیانیه مشکل شروع کنیم.

بیان مشکل چیست؟

بیانیه مشکل توضیحی کوتاه و واضح در مورد یک موضوع یا چالش است که آنچه را که می خواهید تغییر دهید خلاصه می کند. این به شما، اعضای تیم و سایر ذینفعان کمک می کند تا بر روی مشکل تمرکز کنید، چرا این مشکل مهم است و بر چه کسانی تأثیر می گذارد.

یک بیان مسئله خوب باید آگاهی ایجاد کند و تفکر خلاق را تحریک کند. نباید راه حلی را شناسایی کند یا نسبت به یک استراتژی خاص تعصب ایجاد کند.

وقت گذاشتن برای کار بر روی بیانیه مشکل ، راهی عالی برای اتصال کوتاه تمایل به عجله به راه حل ها است. این کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که روی مشکل درست تمرکز کرده اید و درک خوبی از دلایل اصلی دارید. این فرایند همچنین می تواند به شما کمک کند تا یک رویکرد فعال تر از واکنش پذیر برای حل مسئله انجام دهید. این می تواند به شما و تیم خود کمک کند تا از گیر کردن در حالت آتش نشانی مداوم جلوگیری کنید. به این ترتیب ، شما می توانید از فرصت های رشد بیشتر استفاده کنید.

چه موقع از یک بیانیه مشکل استفاده کنید

بهترین زمان برای ایجاد یک بیانیه مشکل قبل از شروع فکر کردن به راه حل ها است. اگر خود یا تیم خود را با عجله به مرحله راه حل می کشید که برای اولین بار در مورد یک مشکل بحث می کنید ، به ترمزها ضربه بزنید. به عقب برگردید و روی بیانیه مشکل کار کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه درک می کنند و با مشکل واقعی موافق هستند.

در اینجا موقعیت های متداول وجود دارد که ممکن است بیانیه های مشکل نوشتن مفید باشد:

• نوشتن خلاصه اجرایی برای یک طرح یا پروژه تحقیق پروژه

• همکاری در یک پروژه متقابل با چند عضو تیم

• تعریف مسئله مشتری که یک محصول یا خدمات پیشنهادی برای حل آن است

• با استفاده از تفکر طراحی برای بهبود تجربه کاربر
• مقابله با مشکلی که اقدامات قبلی نتوانستند آن را حل کنند

نحوه شناسایی یک بیانیه مشکل

مانند بدن غیب یک کوه یخ ، علت اصلی یک مشکل خاص همیشه آشکار نیست. بنابراین هنگام ایجاد یک بیانیه مشکل ، چگونه می توانید مشکل واقعی و اساسی را شناسایی کنید؟

1. جمع آوری اطلاعات از تحقیق و تجربه قبلی با مشکل
2. با چندین ذینفع که تحت تأثیر این مشکل قرار دارند صحبت کنید

مردم اغلب مشکلات را متفاوت درک می کنند. مصاحبه با ذینفعان به شما کمک می کند تا مشکل را از دیدگاه های مختلف درک کنید. همچنین می تواند به شما در تهیه برخی از مطالعات موردی برای نشان دادن مشکل کمک کند.

ترکیب این بینش ها با داده های تحقیق به شما در شناسایی علل ریشه ای با دقت بیشتری کمک می کند. به نوبه خود ، این روش به شما کمک می کند تا بیانیه ای را ایجاد کنید که منجر به راه حل های مناسب تر شود.

اظهارات مشکلی برای چه مواردی استفاده می شود؟

برای اهداف مختلف می توانید از بیانیه های مشکل استفاده کنید. برای یک سازمان ، ممکن است حل مسائل مشتری و کارمندان باشد. برای دولت ، این می تواند باعث بهبود سلامت عمومی شود. برای افراد ، این می تواند به معنای تقویت بهزیستی شخصی خود باشد. به طور کلی ، از اظهارات مشکل می توان استفاده کرد:

• فرصت های بهبود را شناسایی کنید
• برای راه اندازی ابتکارات موفق تر بر روی مشکلات یا مسائل مناسب تمرکز کنید - یک چالش مشترک در رهبری
• به شما کمک می کند تا با دیگران که باید در یافتن راه حل درگیر شوند ، مشکلی برقرار کنید
• به عنوان پایه ای برای تهیه یک برنامه عملی یا اهدافی که برای کمک به حل مشکل باید انجام شود ، خدمت کنید
• فکر کردن در خارج از جعبه و انواع دیگر تکنیک های خلاقانه طوفان مغزی را تحریک کنید

3 نمونه از اظهارات مشکل

هنگامی که می خواهید مطمئن شوید که یک مفهوم یا ابزار را درک می کنید ، به دیدن یک مثال کمک می کند. همچنین می تواند در مورد نظر در مورد آنچه باید بیانیه مشکل به نظر برسد ، تفاوت هایی وجود داشته باشد. به عنوان مثال ، برخی از چارچوب ها شامل یک راه حل پیشنهادی به عنوان بخشی از بیانیه مشکل هستند. اما اگر هدف تحریک ایده های تازه است ، بهتر است راه حلی را در بیانیه مشکل ارائه ندهید.

در تجربه ما ، یک بیانیه مشکل مؤثر مختصر و ترجیحاً یک جمله است. همچنین بدون تجویز خاص و توصیفی است.

در حالی که این مثالها سه نوع مشکل یا اهداف را نشان می دهد ، به خاطر داشته باشید که می توان بسیاری از انواع دیگر بیانیه های مشکل را وجود داشت.

بیانیه مشکل شماره 1: بیانیه مشکل وضع موجود

مثال: میانگین خدمات مشتری در شرکت XYZ در هر دو فصل شلوغ و کند خود از پنج دقیقه فراتر می رود.

این می تواند برای توصیف یک نقطه درد فعلی در یک سازمان استفاده شود که ممکن است نیاز به آن داشته باشد. توجه داشته باشید که در این بیانیه مشخص شده است که مسئله در زمان آهسته شرکت و همچنین فصل شلوغ رخ می دهد. این در انجام تجزیه و تحلیل علت اصلی و تعیین چگونگی حل این مشکل مفید است.

بیانیه مشکل شماره 2: بیانیه مشکل مقصد

مثال: رهبران شرکت XYZ می خواهند برای سال مالی بعدی 5 ٪ درآمد خالص را برای خط تولید اولیه ویجت ها 5 ٪ افزایش دهند.

این روش می تواند برای توصیف جایی که یک سازمان می خواهد در آینده باشد ، استفاده شود. این نوع بیانیه مشکل برای راه اندازی ابتکارات برای کمک به یک سازمان در دستیابی به وضعیت مورد نظر خود مفید است.

مانند ایجاد اهداف هوشمند ، می خواهید تا حد امکان خاص باشید. توجه داشته باشید که این بیانیه "درآمد خالص" را به جای "درآمد ناخالص" مشخص می کند. این امر به باز نگه داشتن گزینه ها برای اقدامات بالقوه کمک می کند. همچنین روشن می کند که اگر هزینه های بالاتر بازاریابی دستاوردهای خالص را جبران کند ، صرفاً افزایش فروش یک راه حل قابل قبول نیست.

بیانیه مشکل شماره 3 بیانیه مشکل ذینفعان

مثال: در سه نظرسنجی سه ماهه گذشته در مورد مشارکت کارکنان، کمتر از 30 درصد از کارکنان شرکت XYZ اظهار داشتند که احساس می کنند برای شرکت ارزشمند هستند. این نشان دهنده کاهش 20 درصدی نسبت به مدت مشابه سال قبل است.

این استراتژی را می توان برای توصیف نحوه نگرش یک گروه ذینفع خاص به سازمان استفاده کرد. می تواند برای بررسی مسائل و راه حل های بالقوه ای که بر گروه های خاصی از مردم تأثیر می گذارد مفید باشد.

توجه داشته باشید بیانیه به وضوح نشان می دهد که این موضوع در چندین نظرسنجی وجود داشته است و به طور قابل توجهی بدتر از سال قبل است. هنگام تحقیق در مورد علل ریشه ای، تیم منابع انسانی می خواهد عواملی را که نسبت به سال قبل تغییر کرده اند، به صفر برساند.

5 جزء یک بیان مسئله چیست؟

در تدوین یک بیان مسئله، با تمرکز بر پنج موضوع به تفکر مانند یک روزنامه نگار کمک می کند: چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا، و چرا یا چگونه. به خاطر داشته باشید که هر عبارت ممکن است به صراحت شامل هر جزء نباشد. اما پرسیدن این سوالات راه خوبی برای اطمینان از پوشش دادن عناصر کلیدی است:

• چه کسی: ذینفعانی که تحت تأثیر مشکل قرار می گیرند چه کسانی هستند؟
• چه: وضعیت فعلی، وضعیت مطلوب یا نیاز برآورده نشده چیست؟
• چه زمانی: مشکل در چه زمانی رخ می دهد یا دوره زمانی مربوط به آن چیست؟
• کجا: مشکل کجاست؟به عنوان مثال، آیا در یک بخش، مکان یا منطقه خاص است؟
• چرا: چرا این مهم یا ارزش حل کردن دارد؟این مشکل چگونه بر مشتریان، کارمندان، سایر ذینفعان یا سازمان شما تأثیر می گذارد؟وسعت مشکل چقدر است؟فاصله بین حالت فعلی و مطلوب چقدر است؟

چگونه یک بیانیه مشکل می نویسید؟

چارچوب های زیادی برای کمک به افراد در نوشتن بیانیه مشکل طراحی شده اند. یک مثال در کتاب «تله نتیجه گیری: چهار گام برای تصمیم گیری بهتر» نوشته دانیل مارکویتز بیان شده است. نویسنده که یکی از اعضای هیئت علمی موسسه Lean Enterprise است، از مطالعات موردی بسیاری از کار خود به عنوان مشاور تجاری استفاده می کند.

برای ساده تر کردن فرآیند، آن را به سه مرحله تقسیم کرده ایم:

1. داده ها را جمع آوری کنید و مشاهده کنید

از داده های تحقیق و گزارش ها و همچنین حقایق حاصل از مشاهده مستقیم برای پاسخ به پنج W استفاده کنید: چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چرا.

در هر زمان ممکن ، در این زمینه بیرون بروید و مستقیماً با ذینفعان تحت تأثیر این مشکل صحبت کنید. نگاهی دست اول به محیط کار و تجهیزات خود بیندازید. این ممکن است به معنای گذراندن وقت در طبقه تولید باشد که از کارمندان سؤال می کند در مورد کار و چالش های آنها. یا تماس با خدمات مشتری برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نقاط درد مشتری و مشکلاتی که کارمندان شما ممکن است با آنها درگیر شوند.

2. مشکل را به درستی قاب کنید

یک مشکل خوب به شما کمک می کند تا از تعصب شناختی و راه های باز برای بحث جلوگیری کنید. همچنین اکتشاف گزینه های بیشتر را تشویق می کند.

یک راه خوب برای آزمایش بیانیه مشکل برای تعصب ، پرسیدن سؤالاتی از این دست است:

آیا به نظر می رسد مشکل فقط یک راه حل ممکن دارد؟

به دنبال راه هایی برای استفاده مجدد از آن برای باز کردن امکانات بیشتر باشید.

آیا بیانیه به جای مشکل یک علامت را توصیف می کند؟

برای علت ریشه عمیق تر حفر کنید.

آیا این بیانیه نشان می دهد که مشکل این است که شما وقت ، پول یا افراد کافی ندارید؟

راهی برای ایجاد مشکل پیدا کنید که منجر به راه حل های خلاقانه تر شود.

آیا بیانیه مشکل فاقد یک راه حل آشکار است؟

عالی! شما احتمالاً آماده شروع به کاوش در راه حل ها هستید.

آیا این بیانیه طوفان مغزی و بحث را تحریک می کند؟

آفرین! بحث را با پرسیدن چرا ادامه دهید.

3. ادامه دهید که چرا (و پیشرفت را بررسی کنید)

وقتی صحبت از حل مسئله می شود ، کنجکاو باشید. به ذهنیت رشد خود تکیه دهید تا از این سؤال بپرسید که چرا - و پیشرفت را بررسی کنید.

پرسیدن چرا تا زمانی که راضی نشوید که علت اصلی این مشکل را کشف کرده اید ، به شما کمک می کند تا از راه حل های ناکارآمد باند کمک کنید.

هنگام حل هر نوع مشکل ، احتمالاً سؤالاتی وجود دارد که ممکن است برای شما ایجاد شود. برای درک کامل علت اصلی مشکل مورد نظر ، نیروی کار شما باید کنجکاو بماند.

در Betterup ، این ایده بهبود مستمر به کنجکاوی وابسته است. ما می دانیم که سازمان ها در همه جا با چالش های سخت و پیچیده روبرو هستند. از عدم اطمینان اقتصادی و اخراج کارمندان تا استخدام انجماد ، تغییر ثابت است.

مهم است که کنجکاو باشید ، با دقت گوش دهید و مشکل اصلی را درک کنید. با خراشیدن سطح یک مشکل ، شما نمی خواهید آن را به طور مؤثر حل کنید.

یک بیانیه مشکل مؤثر ، فضایی را که شما و تیم خود برای کشف ، بینش به دست می آورید و قبل از اقدام خرید می کنید ، ایجاد می کند.

اگر راه حل پیشنهادی را آغاز کرده اید ، درک این نکته که راه حل ها قابل انعطاف هستند نیز مهم است. ممکن است بهترین راه حل وجود نداشته باشد. با تغییر عوامل خارجی ، راه حل ها می توانند تغییر کرده و سازگار شوند. این مهمتر از همیشه است که سازمان ها چابک بمانند. این بدان معنی است که چک های تعاملی برای حل مشکلات سخت بسیار مهم هستند. با نگه داشتن یک پالس خوب در مسیر عمل خود ، وقتی زمان تغییر می رسد ، بهتر به محوری مجهز خواهید شد.

بهتر می تواند کمک کند. با دسترسی به مربیگری مجازی ، افراد شما می توانند از حمایت شخصی استفاده کنند تا به حل مشکلات سخت آینده کمک کنند.